Polityka prywatności i plików cookies

Sklepu internetowego SoundSpaSpace (Data ostatniej aktualizacji: 10.03.2025 r.)

I. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego, konta klienta oraz serwisu wytwórni muzycznej (record label) SoundSpaSpace, a także zasady korzystania z plików cookies.

Administratorem Danych Osobowych jest JANIAK AGENCY – DOMINIKA JANIAK, ul. Rybacka 2/1, 78-640 Tuczno, NIP: 7792508780 (dalej jako „Administrator”).

Kontakt z Administratorem jest możliwy:

za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: hej@soundspaspace.pl
korespondencyjnie na podany wyżej adres siedziby.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o bezpośredni kontakt z Administratorem.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność Użytkowników i gwarantuje, że przekazane mu dane są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.) oraz ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2024 r. poz. 34 ze zm.).

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w następujących celach:

Rejestracja i obsługa Konta Użytkownika – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną).
Zawarcie i realizacja umowy sprzedaży (produktów fizycznych, np. płyt, koszulek, oraz biletów na wydarzenia, a także produktów cyfrowych) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obsługa zapytań przez formularz kontaktowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na wiadomości) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeśli zapytanie zmierza do zawarcia umowy).
Wysyłka newslettera – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika) oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i art. 172 ustawy Prawo telekomunikacyjne (zgoda na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną i używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych w celach marketingu bezpośredniego).
Realizacja obowiązków prawnych i podatkowych (np. wystawianie faktur, prowadzenie księgowości) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
Analiza ruchu na stronie, statystyka oraz marketing (w tym remarketing) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika wyrażona poprzez ustawienia plików cookies).

III. Wymóg podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w określonych przypadkach może być warunkiem zawarcia umowy lub wymogiem ustawowym:

W przypadku zakupów w sklepie: Podanie danych (imię, nazwisko, adres, dane kontaktowe) jest warunkiem umownym, niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy sprzedaży. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości złożenia zamówienia.
W przypadku rejestracji Konta: Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usługi Konta.
W przypadku wystawienia faktury: Podanie danych (w tym NIP dla firm) jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych.
W przypadku formularza kontaktowego / newslettera: Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na wiadomość lub przesłać newsletter.

IV. Jakie dane osobowe zbieramy?

W zależności od celu, Administrator może przetwarzać następujące dane:

Podczas rejestracji i zakupów: Imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (w postaci zahaszowanej w przypadku Konta), adres dostawy, adres zamieszkania/prowadzenia działalności, NIP (w przypadku firm), identyfikatory transakcji płatniczych generowane przez operatora płatności (np. PayU, Przelewy24, PayPal). Administrator nie przetwarza numerów kart kredytowych ani numerów kont bankowych – dane te są przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności.
W formularzu kontaktowym: Imię (lub imię i nazwisko), adres e-mail, treść wiadomości.
Dla potrzeb newslettera: Adres e-mail, imię.
Dane zbierane automatycznie (cookies): Adres IP (zanonimizowany w przypadku GA4), typ przeglądarki, system operacyjny, informacje o zachowaniu na stronie, dane o lokalizacji, unikalne identyfikatory marketingowe.

V. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, z którymi Administrator współpracuje. Należy rozróżnić dwie kategorie tych podmiotów:

1. Podmioty przetwarzające (procesorzy)

Przetwarzają dane wyłącznie na polecenie Administratora na podstawie umów powierzenia:

Dostawca usług hostingowych: Cyberfolks, na którego serwerach przechowywane są dane osobowe klientów sklepu.
Dostawca poczty elektronicznej: Cyberfolks
Zewnętrzne biuro rachunkowe.
Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych: Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited – w zakresie, w jakim działają jako procesorzy.

2. Samodzielni administratorzy

Podmioty decydujące o celach i sposobach przetwarzania przekazanych im danych:

Operatorzy systemów płatności internetowych (np. PayU, Przelewy24, PayPal) – w celu realizacji płatności za zamówienie.
Powszechni operatorzy pocztowi (np. Poczta Polska) oraz firmy kurierskie (np. InPost) – w celu dostarczenia przesyłek.

VI. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Google Analytics 4, Meta Pixel oraz system do e-mail marketingu, jeśli dostawca ma siedzibę poza EOG], dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), m.in. do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework – Ramy Ochrony Danych UE-USA) dla certyfikowanych podmiotów oraz na Standardowych Klauzulach Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopie odpowiednich zabezpieczeń oraz dodatkowe informacje można uzyskać, zapoznając się z politykami prywatności dostawców:

Google: https://policies.google.com/privacy
Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/

VII. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator korzysta z narzędzi analitycznych (Google Analytics 4) oraz marketingowych (Meta Pixel), które mogą wiązać się z profilowaniem Użytkowników. Profilowanie polega na zautomatyzowanej analizie lub prognozie zachowań Użytkownika na stronie sklepu (np. przeglądane produkty, czas spędzony na stronie), aby personalizować wyświetlane reklamy w zewnętrznych serwisach (np. na Facebooku, Instagramie) – remarketing.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, nie wywołuje wobec Użytkownika żadnych skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa (służy wyłącznie celom statystycznym i dopasowaniu treści reklamowych). Działania te odbywają się wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody Użytkownika na pliki cookies analityczne i marketingowe.

VIII. Okres przechowywania danych

Dane związane z realizacją umowy (zakupy/konto): Przechowywane przez okres posiadania Konta lub wykonywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do wygaśnięcia roszczeń, tj. 6 lat liczonych do końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin przedawnienia (zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego). W przypadku kont nieaktywnych (brak logowania) przez okres dłuższy niż 3 lata, Administrator może usunąć Konto i związane z nim dane po uprzednim powiadomieniu Użytkownika drogą e-mail z 30-dniowym wyprzedzeniem.
Dokumentacja księgowa/podatkowa: Przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zapytania z formularza kontaktowego: Przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy, a następnie do 3 lat w celach obrony przed roszczeniami.
Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. pliki cookies): Przetwarzane do momentu wycofania zgody przez Użytkownika.

Dane analityczne i marketingowe z narzędzi:

Google Analytics 4: Przechowywane na serwerach Google przez okres do 14 miesięcy.
Meta Pixel: Dane powiązane z działaniami na stronie przechowywane są według standardowych zasad retencji platformy Meta (zwykle do 180 dni w celach remarketingowych).

IX. Współadministrowanie (Fanpage)

Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych (np. Facebook, Instagram). W związku z tym, zgodnie z orzecznictwem TSUE, Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych osobowych Użytkowników odwiedzających te profile (w zakresie zbierania danych i ich przekazywania do Meta w celu tworzenia statystyk strony oraz działań reklamowych). Szczegóły dotyczące współadministrowania dostępne są w polityce prywatności firmy Meta.

X. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, każdemu Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie ma innych podstaw prawnych nakazujących ich dalsze przetwarzanie.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
Prawo do przenoszenia danych.
Prawo do cofnięcia zgody (np. na pliki cookies, newsletter) w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

WYRAŹNE PRAWO DO WNIESIENIA SPRZECIWU (Art. 21 RODO)

Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania), Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych na potrzeby takiego marketingu, bez konieczności uzasadniania tego sprzeciwu.

W celu realizacji swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: hej@soundspaspace.pl.

XI. Pliki cookies i narzędzia techniczne

Sklep internetowy SoundSpaSpace wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) – niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie urządzenia Użytkownika.

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlana jest informacja na temat stosowania plików cookies. Użytkownik ma możliwość zarządzania zgodami na pliki inne niż niezbędne do działania strony poprzez dedykowany baner cookies.

1. Niezbędne pliki cookies

Konieczne do prawidłowego działania sklepu i realizacji usług. Nie wymagają zgody Użytkownika.

PHPSESSID – plik sesyjny, wygasa po zamknięciu przeglądarki. Utrzymuje sesję Użytkownika.
woocommerce_cart_hash oraz woocommerce_items_in_cart – pliki sesyjne, służą do prawidłowego działania koszyka zakupowego.
wp_woocommerce_session_[hash] – plik trwały (ważność: do 2 dni). Utrzymuje sesję klienta WooCommerce.
wordpress_logged_in_[hash] – plik trwały (ważność: do 2 tygodni lub do wylogowania). Służy do uwierzytelniania zalogowanego Użytkownika i utrzymania sesji Konta.
wordpress_sec_[hash] – plik trwały (ważność: do 2 tygodni). Przechowuje dane uwierzytelniania (bezpieczna wersja).
cookieyes-consent – plik trwały (ważność: do 1 roku). Zapisuje preferencje zgody Użytkownika dotyczące plików cookies. [UWAGA: jeśli używasz innej wtyczki do zarządzania zgodami, zmień nazwę na właściwą, np. moove_gdpr_popup, complianz_consent_status itp.]

2. Google Analytics 4 (Analityczne)

Korzystamy z Google Analytics 4 dostarczanego przez Google Ireland Limited. Usługa wykorzystuje pliki cookies do analizy statystyk ruchu. Dane są anonimizowane (maskowanie IP).

_ga – plik trwały (ważność: do 2 lat). Używany do rozróżniania unikalnych Użytkowników.
_ga_[ID] – plik trwały (ważność: do 2 lat). Używany do utrzymywania stanu sesji.

3. Meta Pixel (Marketingowe)

Korzystamy z Piksela Meta dostarczanego przez Meta Platforms Ireland Limited. Narzędzie służy do mierzenia efektywności reklam i remarketingu. Pliki cookies Meta łączą zachowanie na stronie z kontem w serwisach Facebook/Instagram.

_fbp – plik trwały (ważność: do 3 miesięcy). Służy do śledzenia wizyt przez Meta w celach reklamowych.
fr – plik trwały (ważność: do 3 miesięcy). Zawiera zaszyfrowany identyfikator użytkownika i przeglądarki, stosowany dla celów reklam na platformach Meta.

XII. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności w związku z rozwojem sklepu internetowego, postępem technologicznym lub zmianami w przepisach prawa. O wszelkich istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani w sposób widoczny na stronie internetowej sklepu lub poprzez wiadomość e-mail (w przypadku posiadaczy Konta).